Laatimispäivä 01.05.2018

1. Rekisterinpitäjä

Nimi
LVI-Center Auhtola Oy

Osoite
Työpajatie 22

06150 Porvoo

Puhelin: 0207 890 630

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jennica Koskelainen

Puhelin: 0207 890 631
Sähköposti: jennica.koskelainen@lvi-auhtola.fi

3. Rekisterin nimi

LVI-Center Auhtola Oy:n työhakijoiden henkilötietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka muodostuu tarpeesta käsitellä henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin, sekä siitä yhteydestä, joka rekrytointiprosessiin osallistuvan työnhakijan ja LVI-Center Auhtolan välille syntyy. Tietyiltä osin henkilötietoja on tarpeen käsitellä myös työsopimuksen laatimisen mahdollistamiseksi.

Lisäksi LVI-Center Auhtola voi tietyissä tilanteissa, kansallisen sääntelyn niin vaatiessa, pyytää työnhakijan suostumuksen tietynlaisten henkilötietojen keräämiseen tai tietyn tyyppiseen henkilötietojen käsittelyyn. Tällöinkin henkilötietojen käsittelyn perusteena on kuitenkin rekisterinpitäjän oikeutettu etu, eikä henkilötietoja kerätä laajemmin, kuin mikä on tarpeellista tällaisen perustellun edun toteuttamiseksi. Suostumus saatetaan pyytää esimerkiksi seuraavissa tilanteissa: henkilötietojen kerääminen suosittelijoilta, soveltuvuuskokeet, lääketieteelliset testit.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vastaanottaa ja käsitellä hakemuksia työnhakijoilta rekrytointi- ja valintatarkoituksessa. Hakemukset voivat olla avoimia hakemuksia tai tiettyyn avoimena olevaan työtehtävään tarkoitettuja.

Tiettyjä tietojenkäsittelytoimintoja voidaan ulkoistaa kolmansille osapuolille, jolloin tällainen ulkopuolinen käsittelijä toimii rekisterinpitäjän puolesta. Esimerkiksi tietoja voivat käsitellä myös ulkopuoliset rekrytointikonsultit, jotka vastaavat hakijoiden arvioinnista sekä tukevat LVI-Center Auhtola rekrytointiprosessissa.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot LVI-Center Auhtolalle töihin hakevista henkilöistä:

• Henkilötiedot mukaan lukien nimi, yhteystiedot, syntymäpaikka sekä muut vastaavat hakijoiden tunnistamiseksi tarpeelliset tiedot

• Vapaamuotoinen saatekirje hakemusta varten

• Tiedot hakijan koulutuksesta ja työkokemuksesta

• Mahdolliset muut vastaavat/asiaankuuluvat hakemukseen liittyvät tiedot (kuten rekrytointikonsulttien arviointiraportit hakijasta), joita työnhakijat saattavat haluta antaa LVI-Center Auhtolalle työhakemustensa yhteydessä

• Sovellettavien lakien mukaisesti ja hakijan suostumuksella taustaselvitystiedot, kuten turvallisuusselvityksistä tai vastaavista tietolähteistä saadut tiedot

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Pääsääntöisesti LVI-Center Auhtola käsittelee työnhakijan itse antamia hakemustietoja. Hakijan suostumuksella tietoja voidaan hankkia myös osana rekrytointiprosessia hakijoita haastattelevilta ja hakijoiden arviointeja käsitteleviltä rekrytointikonsulteilta. Lisäksi sovellettavien lakien mukaisesti ja hakijan suostumuksella tietoja voidaan hankkia taustaselvityksistä, turvallisuusselvityksistä sekä muista vastaavista tietolähteistä, jotka katsotaan tarpeellisiksi kyseessä olevan työtehtävän luonteen ja siihen liittyvien turvallisuusvaatimusten vuoksi.

8. Henkilötietojen säilytysaika

LVI-Center Auhtola käsittelee työnhakijan henkilötietoja aktiivisesti rekrytointiprosessin ajan. Tämän jälkeen tietoja säilytetään passiivisesti paikallisten, rekrytointipäätöksen riitauttamista koskevien vanhentumisaikojen mukaisesti 2 vuotta.

Mikäli hakija valitaan tehtävään, rekrytointiprosessin aikana kertyneet henkilön perustiedot ja muut tulevan työsuhteen kannalta olennaiset henkilötiedot siirretään LVI-Center Auhtolan työntekijärekisteriin, jota koskevista säilytysajoista on saatavissa lisätietoa LVI-Center Auhtolan työntekijöiden henkilörekisterin tietosuojaselosteesta.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa konserniyhtiöille.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää konserniyhtiöille ja palveluntarjoajille. Osa näistä tahoista saattaa sijaita EU-/ETA-maiden ulkopuolella. Tällaisissa tilanteissa rekisterinpitäjä varmistaa, että tietosuojan riittävä taso ylläpidetään, esim. EU komission mallisopimuslausekkein.

11. Tietoturva

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Aineistoa käsittelevät ainoastaan sellaiset henkilöt joilla on käsittelyyn perusteltu syy osana työtehtäviään.

Tietojärjestelmät on suojattu erilaisin teknisin menetelmin ulkopuoliselta pääsyltä. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, jolla hän kirjautuu järjestelmään. Tietoihin on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä, jotka käsittelevät työnhakijaa koskevia henkilötietoja osana työtehtäviään.

12. Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.

13. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 16 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. LVI-Center Auhtolalla on oikeus kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

14. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus):

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä tietosuojaselosteen kohdassa 16 annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista:

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistuksi tai poistetuksi. Voit esittää oikaisemista tai poistamista koskevan pyynnön tietosuojaselosteen kohdan 16 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

15. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

16. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla postitse/sähköpostitse yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

LVI-Center Auhtolalla on oikeus laissa säädetyin perustein kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn esittämää pyyntöä, joka koskee edellä kohdissa 13 ja 14 esiteltyjä rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. LVI-Center Auhtola toimittaa rekisteröidylle kieltäytymistä koskevan ilmoituksen perusteluineen kirjeitse tai sähköpostitse.