Laatimispäivä 01.05.2018

1. Rekisterinpitäjä

Nimi
LVI-Center Auhtola Oy

Osoite
Työpajatie 22

06150 Porvoo

Puhelin:
0207 890 630

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jennica Koskelainen

Puhelin: 0207 890 631
Sähköposti: jennica.koskelainen@lvi-auhtola.fi

3. Rekisterin nimi

LVI-Center Auhtola Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisteriä käytetään seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavien käsittelyperusteiden nojalla:

• Saatavien arvioimiseen, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun arvioida saatavien luottokelpoisuutta ennen niiden ostamista.

• Rekisterinpitäjän ostamien saatavien valvomiseen, joka perustuu laskusaatavaan, jonka osapuolina ovat rekisterinpitäjä ja rekisteröity sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun periä saatavia.

• Rekisterinpitäjän maksuhuomautus- ja perintäpalvelujen suorittamiseen laskun laatijan toimeksiannosta, jossa henkilötietojen käsittelyn perustana on toimeksiantajan ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde.

• Henkilötietojen käsittely perustuu myös rekisterinpitäjän, ja tämän konsernin, perusteltuun ja oikeutettuun intressiin analysoida liiketoimintaansa sekä markkinoida ja viestiä palveluistaan rekisteröidyille. Tämän oikeutetun edun mukaisesti henkilötietoja käytetään liiketoiminnan ja ansiokkuuksien analysointiin ja tilastointiin sekä rekisteripitäjän palveluiden ja tuotteiden markkinointiin. Lisäksi, rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden suoramarkkinointiin.

• Rekisterinpitäjällä on myös oikeutettu intressi anonymisoida henkilötietoja sellaisia käyttötarkoituksia varten, jotka eivät ole yhteen sovittamattomia edellä mainittujen käyttötarkoitusten näkökulmasta.

• Asiakasrekisteriä käytetään myös lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden hoitamiseen.

Rekisterinpitäjän ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöön panemisen ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen kannalta tarpeellinen henkilötietojen käsittely on välttämätöntä rekisterinpitäjän palveluiden tarjoamiseksi ja täten edellytys niiden käytölle.

5. Rekisterin tietosisältö

Alla mainituista rekisteröityjen ryhmistä käytetään yhteisnimitystä ”asiakkaat” ja ne kuuluvat rekisterinpitäjän asiakasrekisteriin. Asiakasrekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraava tiedot:

Laskusaataviin liittyvät henkilötiedot:

• laskulla olevan laskuyhteyshenkilön nimi
• henkilöyhtiön tiedot
• laskutiedot ja -kopiot
• rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen viestintä

Yritysasiakkaiden kontaktihenkilöiden henkilötiedot:

• kontaktihenkilön nimi
• yhteystiedot, kuten osoite ja puhelinnumero
• työnantaja ja kontaktihenkilön asema
• laskutiedot ja –kopiot
• tietoja kontaktihenkilöön kohdistetuista ja kohdistettavista markkinointitoimenpiteitä
• tietoja kontaktihenkilön kanssa käydystä kirjeenvaihdosta, sovituista toimenpiteistä ja vastaavista

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Laskusaatavia koskevat henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti alkuperäiseltä laskun laatijalta, jolta rekisterinpitäjä on ostanut saatavan tai jonka toimeksiannosta rekisterinpitäjä suorittaa saatavan valvontaa ja perintää.

Yritysasiakkaiden ja takauksenantajien henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään.

Tietoja kerätään myös luottotietoyrityksiltä kuten Suomen Asiakastieto ja Bisnode.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan rekisteristä tai anonymisoidaan heti, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen taikka rekisterinpitäjälle lain, asetuksen taikka muun viranomaislähteen määräämän velvoitteen täyttämiseksi.

• Laskusaatavan tiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee laskusaatavan tietoja aktiivisesti laskusaatavan olemassa olon ajan, jonka aikana se ylläpitää henkilötietoja ja poistaa tarpeettomia tietoja säännöllisin väliajoin. Saatavan lakattua henkilötiedot jäävät rekisterinpitäjän passiiviseen säilytykseen, jossa niitä säilytetään kirjanpitolain mukaisesti saatavan lakkaamispäivästä.

• Yritysyhteyshenkilöt

Rekisterinpitäjä käsittelee yritysyhteyshenkilöiden henkilötietoja aktiivisesti palveluidensa markkinoimiseksi sekä syntyvän liikesuhteen keston ajan. Liikesuhteen aikana rekisterinpitäjä ylläpitää henkilötietoja ja poistaa tarpeettomia tietoja säännöllisin väliajoin. Liikesuhteen päättymisen jälkeen henkilötiedot jäävät rekisterinpitäjän passiiviseen säilytykseen, jossa niitä säilytetään [3 vuotta] liikesuhteen päättymisestä. Mikäli liikesuhdetta ei synny, säilytetään tietoja enintään 3 vuotta viimeisen yhteyshenkilöön kohdistuvan markkinointi- tai vastaavan toimenpiteen jälkeen.

• Maksuhuomautus- ja perintäpalveluihin liittyvät laskusaatavatiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee toimeksiantosuhteen ajan saatavien valvontaan ja perintään tarvittavia henkilötietoja.

Edellä mainittujen säilytysaikojen päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tietoja portaittain soveltuvan lainsäädännön asettamien määräaikojen mukaisesti, kuten kirjanpitoaineistoa kirjanpitolain mukaisesti 10 tai 6 vuoden kuluttua tilikauden päättymisestä.

Henkilötietojen säilyttämiseen liittyvät lakisääteiset rajoitteet eivät sovellu anonymisoituun tietoon ja sen säilyttämiseen.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakasta koskevia henkilötietoja ei luovuteta.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää konserniyhtiöille. Henkilötietoja voidaan siirtää myös palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän valtuuttamana.

Henkilötietoja ei siirretä EU-/ETA-maiden ulkopuolella.

10 .Tietoturva

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Aineistoa käsittelevät ainoastaan sellaiset henkilöt joilla on käsittelyyn perusteltu syy osana työtehtäviään.

Tietojärjestelmät on suojattu erilaisin teknisin menetelmin ulkopuoliselta pääsyltä. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, jolla hän kirjautuu järjestelmään. Tietoihin on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä, jotka käsittelevät asiakastietoja osana työtehtäviään [, lukuun ottamatta eräitä asiakkaiden perustietoja (esim. nimi, asema, organisaatio, työyhteystiedot, jne.), joihin on pääsy kaikilla rekisterinpitäjän työntekijöillä].

11. Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.

12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 16 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjällä on oikeus kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus):

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä tietosuojaselosteen kohdassa 16 annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista:

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistuksi tai poistetuksi. Voit esittää oikaisemista tai poistamista koskevan pyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan 16 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn suostumuksella tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi rekisteröidyn, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Muut oikeudet:

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 16 mukaisesti.

14. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaanottamalla postitse/sähköpostitse yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.

Rekisterinpitäjällä on oikeus laissa säädetyin perustein kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn esittämää pyyntöä, joka koskee edellä kohdissa 13 ja 14 esiteltyjä rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Rekisterinpitäjä toimittaa rekisteröidylle kieltäytymistä koskevan ilmoituksen perusteluineen postitse/sähköpostitse.